Principe général

Le comptage poursuit 2 objectifs :
 
  • Actualiser les stocks
  • Actualiser les valeurs de stocks
 
Le comptage peut se réaliser magasin ouvert.
 
Ces comptages sont utilisés également pour alimenter un inventaire complet du magasin.
 
Le principe générale :
Ouverture d’une feuille de comptage, comptage, saisie la quantité constatée, on ajuste éventuellement le PU, on valide le comptage.
 
Le logiciel crée alors un écart de stock positif ou négatif, met à jour la valeur de stock.
 
Les différentes façons de procéder.
 
Vos méthodes de travail étant différentes, nous mettons à votre disposition, différentes formules pour gérer vos comptages.
  • Saisie manuelle ligne par ligne
  • Préparation de feuilles de comptage, impressions, saisie des valeurs
  • Importation d’un fichier provenant d’un terminal d’inventaire
  • Saisie sur terminal mobile (wifi) ou smartphone (en cours de préparation
 

Inventaire

Un inventaire est un document qui réunit un ensemble de comptage. Pour inventorier votre magasin, tous les articles stockés doivent être présent dans une feuille de comptage.

L'intérêt de cette gestion d'inventaire est d'indiquer une date d'inventaire et de procéder à un comptage s'échelonant sur plusieurs jours. Plus la période est courte plus votre inventaire sera précis dans sa valorisation unitaire.

A la génération d'un inventaire, Le logiciel recalculera le stock théorique à la date d'inventaire

Prenons un exemple:

  • Votre inventaire est au 31/12
  • Le 31/12 vous avez un article qui a une qté de 15 en stocks
  • Le 2 janvier vous en vendez 2
  • Le 5 janvier vous en recevez 10 de votre fourniseur
  • Votre stock est donc de 15, - 2, + 10, soit 23.
  • Vous effectuez un comptage au 7 janvier rattaché à l'inventaire deu 31/12, et vous constatez en stock une qté de 22, soit un écart de -1
  • Votre inventaire au 31/12 chiffrera ; Stock théorique : 15, Stock constaté : 14, écart : -1, reprenant ainsi l'écart constaté le 7 janvier

Ajouter un inventaire

Ajouter un nouvel inventaire en précisant la date de l'inventaire, la période à prendre en compte pour retenir les feuilles de comptage.

Après la création d'un inventaire, vous pouvez toujours ajouter une nouvelle feuille de comptage des articles manquants.

Saisissez le libellé à associer à votre inventaire

Puis insérer dans votre inventaire les articles stockés en cliquant sur "Générer l'inventaire", cette opération consiste à afficher les articles gérés en stock et à parcourir les feuilles de comptages pour afficher les valeurs.

Tant que l'inventaire n'est pas clôturé, vous devrez générer l'inventaire pour en visualiser le contenu

Le logiciel vous propose de créer une feuille de comptage des articles gérés en stock et non comptés sur la période indiqué.

Si vous répondez non, vous devrez créer des nouvelles feuilles de comptage, car il vous sera impossible de valider un inventaire incomplet.

Vous pouvez également générer des feuilles de comptage manuellement à partir de l'inventaire, en pratique, il est courant de générer une pièce de comptage pour tous les articles dont le stock est négatif puis un comptage des autres produits.

L'inventaire récapitule tous les comptages effectués, vous y trouverez donc les qté comptées et les écarts pour chacun de vos produits.

Important : Le prix unitaire utilisé pour la valorisation de l'inventaire est le prix unitaire constaté dans le dernier comptage. Cela veut dire que si vous avez un mouvement modifiant cette valeur entre la date d'invenataire et la date de comptage celui-ci sera ignoré. 

Validation d'un inventaire

La validation d'un inventaire fige celui-ci, il vous sera possible de le consulter et de le ré-imprimer à tout moment.

Un inventaire validé n'est plus modifiable c'est une photographie à une date choisie de votre stock.

Si des articles stockés sont absent de votre inventaire, il vous sera impossible de la valider, il vous faudra ajouter une nouvelle feuille de comptage. Un assistant vous permet d'ajouter facilement une feuille de comptage intégrant les articles manquants, pour cela vous devez utiliser les boutons ajouter un comptage..., deux cas de figure possible ajouter uniquement les articles négatifs, et ou ajouter tous les articles.

Impression

3 états sont proposés en standard

  • Un état détaillé
  • Un cumul par famille
  • Un cumul par fournisseur

 

Création d’une nouvelle feuille de comptage

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date, c’est la date à laquelle vous avez compté les produits dans votre stock
Heure c’est l’heure de début de comptage
Heure fin, c’est l’heure de fin du comptage
Note, c’est un mémo de repère pour distinguer les feuilles de comptage, vous pouvez y indiquer le nom de la personne qui a procédé au comptage, le rayon, maque etc…
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si le stock de l’article est négatif, automatiquement la qté comptée sera initialisée à « 0 »
 
Dernier prix d'achat est le prix sans les frais d’approvisionnement
 
Date et prix du dernier achat sont ceux du fournisseur principal (il est possible d'avoir un achat d'un autre fournisseur après cette date)
 
La colonne comptage est la colonne où vous indiquez les quantités constatées, celle-ci est présentée sur fond vert si la valeur a été modifiée.
 
Le nouveau PU est la valeur de stock que vous souhaitez faire évoluer si nécessaire
 
Les ventes de la période sont les ventes réalisées avant la saisie de la ligne depuis l’heure de comptage, le logiciel ne sachant pas si vous avez compté le stock avant ou après la vente, ou si le client l’avait dans les mains au moment du comptage, il vous indique avec la couleur orange qu’il existe un risque d’erreur, il vous appartient de revérifier si nécessaire.
Il en est de même pour les mouvements de stock, dans ce cas tous les mouvements de stocks de la journée sont pris en compte.

 

Ajout d’un ensemble de lignes

Il vous est possible d’ajouter un ensemble de ligne à l’aide du panier.
 
Vider le panier, faite votre sélection, ajouter l’ensemble de la sélection ou des sélections successives au panier, puis ajoutez le contenu du panier à votre comptage.
 
 
 

Import d’un ensemble de lignes

Linéo vous donne la faculté d’importer un fichier texte avec la forme code, Qté, (PU) PU étant Facultatif.

Importation d'une liste de comptage

Avant de sélectionner une liste, le logiciel vous demande ce qu’il doit faire si l’article importé est déjà présent dans la feuille de comptage.
 
 
Sélectionner le fichier à importer.
Les articles sont insérés tour à tour dans la pièce de comptage.
Les anomalies rencontrées sont affichées dans un bloc note.
 
 
Quand un Article n’est pas trouvé, le logiciel non seulement le signale, mais précise quel est l’article qui a été scanné juste avant afin que vous puissiez le retrouver facilement.
Si vous n’avez pas choisi l’option « Cumuler les quantités», le logiciel indique les articles déjà présents dans la pièce.

 

Impression d'une feuille de comptage

Certains d’entre vous préfèrent noter sur papier les comptages réalisés, il vous faut alors intégrer les articles à compter, puis imprimer les feuilles. Cinq formes vous sont suggérées :

 
 

Validation d’un comptage

A cette étape, aucune modification n’est apportée dans le stock ou sa valeur.
 
Il est nécessaire de valider la feuille de comptage pour ajuster le stock et forcer le PU Stock.
 
Pour toute nouvelle modification sur les articles concernés, vous devrez créer un nouveau comptage.
 
 
Le logiciel vous rappelle que vous avez (éventuellement) des mouvements sur la période, et vous invite à valider.